COMPUTER BASED
INFORMATION SYSTEM (CBIS)
DI STAIN SORONG
Author: Randriany
Keberadaan perguruan
tinggi sebagai salah satu ujung tombak peningkatan sumber daya manusia di
bidang pendidikan adalah suatu kenyataan yang tidak terbantahkan. Perguruan
tinggi sebagai perguruan tinggi yang dikelola dengan sistem informasi yang baik
akan mampu mengendalikan manajemen institusi dengan baik. Sistem informasi
manajemen (manajement information system) yang sering dikenal dengan singkatan
MIS merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk menyediakan
informsi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Sistem
Informasi Majemen (SIM) dapat didenfinisikan sebagai kumpulan interaksi
sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengelola data
untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingka tan di dalam
kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Sebagian penunjang
SIM, peran Teknologi Informasi (TI) sebagai bagian dari Sistem Informasi (SI)
telah mengalami perubahan secara dramatis. Saat ini, TI tidak hanya ditempatkan
sebagai perangkat pembantu kegiatan berorganisasi tetapi sudah menjadi strategi
organisasi untuk mencapai tujuan. Institusi perguruan tinggi adalah sebuah
organisasi akademis yang menggunakan teknologi informasi dalam membentuk
berbagai proses bisnis di dalamnya. Bentuk organisasi ini memiliki karakter
tersendiri yang bersifat khas sehingga bentuk sistem informasi yang diperlukan
pun haruslah memiliki karakter tersendiri. Paradigma baru pengelolaan pendidikan
tinggi yang muncul seiring dengan lahirnya PP 61, Tahun 1999 tentang otonomi
PT, telah melahirkan berbagai pergeseran sistem manajemen internal PT. PP 61,
Tahun 1999 lahir dari keinginan untuk meningkatkan pelaksanaan sistem
desentralisasi PT, khususnya bagi PTN.
Pengambilan berbagai
kebijakan pendidikan tinggi pada saat ini relative terpusat di Ditjen Dikti,
berikutnya secara bertahap akan diberikan kepada masing-masing PT. Hal ini
memberikan keleluasaan yang lebih tinggi bagi pimpinan PT untuk mengatur
pemanfaatan sumber daya yang dimiliki sesuai dengan visi dan misi PT yang
bersangkutan. Konsekuensi ini melahirkan perlunya sistem yang mampu untuk
mensinergikan segala sumber daya yang ada, sehingga akan meningkatkan derajat
penyatuan sumber daya atau semacam sentralisasi pada tingkat internal PT untuk
mengoptimalisasi pemanfaatan sumber daya.
Berdasarkan hal
tersebut, ada lima indikator kunci kinerja yang harus memenuhi standar minimal
kriteria kelayakan dalam pengelolaan/ manajemen, yaitu:
1. Penyelenggaraan
program pendidikan tinggi seperti sistem dan mekanisme kerja;
2. Infrastruktur seperti
tanah, gedung, peralatan dan fasilitas lainnya;
3. Finansial seperti
struktur pemasukan, pengeluaran dan penggunaan dana;
4. Aset sumber daya
manusia seperti sistem rekruitmen mahasiswa, rekuitmen dan pengembangan staf
pengajar serta staf pendukung lainnya; dan
5. Informasi seperti
online internal connectivity melalui sistem informasi manajemen yang baik.
Ditjen Dikti dan PSP
Balitbang Depdiknas sangat berkepentingan dalam hal pembinaan maupun pendataan.
Berdasarkan Peraturan Mediknas Nomor 38 Tahun 2008, Pasal 9 Ayat 2 dan Ayat 3,
menyebutkan PSP Balitbang Depdiknas ditunjuk sebagai pengelola pangkalan data
pendidikan dan pengelolaan sistem pendukung keputusan departemen, mulai dari
pendataan jenjang pendidikan dasar dan menengah, pendidikan nonformal hingga
pendidikan tinggi. Dari data statistik PT, terdapat 83 Perguruan Tinggi Negeri
(PTN) yang diselenggarakan oleh Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas)
tersebar di 30 provinsi, dan 2.598 Perguruan Tinggi Swasta (PTS) yang
diselenggarakan oleh masyarakat yang terbagi dalam 12 wilayah Kopertis. Secara
umum, sistem informasi manajemen (SIM) PT di Indonesia saat ini terkendala oleh
berbagai permasalahan seperti belum terintegrasinya sistem komputerisasi yang
ada di PT, keterbatasan SDM dalam pengoperasian komputer, sistem pendataan yang
belum terpusat sehingga sebagian besar PTN dan PTS yang ada belum mampu
menyajikan informasi secara cepat dan tepat waktu. Lebih dari itu, keberadaan
SIM PT dapat pula menjadi tolok ukur kesiapan dalam memasuki era informasi
perguruan tinggi. Sebagai langkah awal dalam upaya mempersiapkan perguruan
tinggi tersebut, perlu dimulai dengan membangun jaringan informasi yang berbasis
pangkalan data untuk mendapatkan informasi pendataan di setiap unit-unit kerja
di lingkungan perguruan tinggi.
PT sebagai suatu
sistem yang sangat besar, memiliki sub-sub sistem yang banyak sehingga
masing-masing membentuk pola hubungan kerja yang mewujudkan sebuah sentralisasi
sistem yang bekerja secara harmonis, saling dukungmendukung dan terkait satu
dengan yang lain. SIM-PT diharapkan dapat menjadi salah satu solusi yang dapat
membantu menyelesaikan permasalahan-permasalahan manajemen di setiap tata
kelola PT yang ada. Untuk menghasilkan sebuah sistem informasi agar
terintegrasi dengan baik perlu diperhatikan tiga hal: Pertama, sistem informasi
didefinisikan secara jelas dan terperinci sehubungan dengan jenis- jenis
informasi apa yang dibutuhkan oleh institusi. Halhal yang berkaitan dengan
kecepatan proses pengolahan data menjadi informasi, tingkatan detail informasi,
cara penampilan informasi. Kedua, adanya teknologi infrastruktur, alat
komunikasi, dan lain-lain) dan perangkat lunak (aplikasi, sistem operasi,
database, dan lain-lain) yang harus tersedia. Ketiga, adanya manajemen
informasi, yang menyangkut perangkat manusia (brainware) yang akan
mengimplementasikan sistem informasi yang dibangun dan yang akan mengembangkan
teknologi informasi. Karakteristik SIM-PT adalah menjadi sarana pendukung
lembaga pendidikan tinggi untuk mencapai tujuan memberikan layanan yang
diperlukan masyarakat akademis secara memuaskan, andal dan terjangkau,
menaikkan mutu pelayanan sesuai dengan misi pendidikan tinggi, dan memberikan
informasi yang akurat dan luar institusi.
Berdasarkan dari
pengamatan penulis, manfaat dari SIM terhadap perguruan tinggi khususnya
dilingkungan STAIN Sorong yaitu sebagai berikut:
1. SIM
secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan Perguruan Tinggi yang
menginginkan layanan pendidikan yang terkomputerisasi untuk meningkatkan
kinerja, kualitas pelayanan, daya saing dan kualitas SDM yang dihasilkannya.
2. SIM
sangat membantu dalam pengelolaan data nilai mahasiswa, mata kuliah, data staf
pengajar (dosen)serta administrasi fakultas/jurusan yang sifatnya masih manual
untuk dikerjakan dengan bantuan Software agar mampu mengefektifkan waktu dan
menekan biaya operasional.
3. SIM
disesuaikan dengan kebutuhan Perguruan Tinggi termasuk pembuatan laporan EPSBED
(Evaluasi Program Studi Berbasiskan Evaluasi Diri).
4. User Friendly. Disain tampilan dan
menu-menu SIM mudah dioperasikan dengan tidak menghilangkan informasi
penting yang ingin disampaikan.
5. Sesuai dengan kebutuhan
Perguruan Tinggi. SIM dirancang untuk
mengakomodasi kebutuhan sistem akademik pada Perguruan Tinggi seperti sistem
pengambilan mata kuliah, format transkrip nilai, pengelolaan data mahasiswa dan
dosen, pengelolaan program studi dan lain-lain.
6. Menekan Biaya
Operasional. SIM terbukti
efektif memangkas biaya operasional pengelolaan data akademik terutama dalam
hal efektifitas kerja dan biaya untuk alat tulis kantor (ATK).
7. Berbasis Web/Jaringan. SIM dapat digunakan
dalam sebuah jaringan lokal (LAN) maupun internet sehingga memudahkan
koordinasi dan efekti kerja.
8. Bebas biaya lisensi
untuk komputer client. Biaya lisensi software hanya dikenakan pada komputer server.
User berhak/dibebaskan menggunakan komputer client tanpa dibebani biaya
tambahan, berapapun jumlah komputer client yang digunakan.
10. Dikembangkan secara
konsisten. SIM dikembangkan
secara ber kesinambungan dan konsisten demi meningkatkan kemampuannya terutam
dalam penyesuaian dengan versi terbaru.
11. Perbaikan Bug/Error
jarak jauh. Kami menjamin bug program (jika Anda temukan) akan kami tangani
dan perbaiki dengan segera, walaupun lokasi instansi Anda jauh dari kantor
kami. Update perbaikan bug akan segera kami upload server trac kami.
12. Fiturnya Lengkap. SIM memberikan
kemudahan dalam mengelola:
a. Data Badan Hukum dan
Perguruan Tinggi
b. Data [Fakultas –
Departemen – Program studi]
c. Data Dosen
d. Data Mahasiswa
e. Data Alumni
f. Data Mata Kuliah
g. Data Dosen Pengajar Mata
Kuliah
h. Data Komponen Nilai
Mata Kuliah
i. Data Nilai Mahasiswa
j. Transkrip Nilai
k. Konversi Nilai Mata
Kuliah
l. Keuangan Mahasiswa
m. Bahan Kuliah
n. Data Referensi
o. Migrasi Data ke Laporan
EPSBED
p. Back up Data
q. Dan data penunjang
lainnya
Tidak ada komentar:
Posting Komentar